摘要：在工程項目管理中，電子文件管理至關重要，因為它能夠記錄工程項目的許多細節，這正是工程項目合同簽訂和控制的關鍵，但是電子文件的管理難度較大。為了提高企業對電子文件管理的重視程度，使電子文件管理工作更加系統，本文重點分析了電子文件管理的優勢和劣勢，并提出了加強電子文件管理的策略。

　　關鍵詞：工程項目管理；電子文件；管理

　　引言

　　工程項目是一項系統且精密性較強的工作，在工程項目管理中，科學的電子文件管理，能夠有效提升工程項目管理的質量，優化工程項目管理的水平，同時還能夠保障工程合同等要素的完整。相比紙質文件，電子文件在管理實踐中，因網絡安全及存儲安全等因素，往往會出現電子文件失竊、篡改等風險。因此，在工程項目管理中，必須著重優化電子文件的管理水平，全面提升電子文件的整體管理質量，確保工程項目管理的效益。

　　1工程項目管理中電子文件管理的優勢與劣勢

　　1.1優勢

　　1.1.1占用空間小，存儲能力強

　　工程項目管理作為一項系統化、精細化的管理工作，必然會產生龐大的數據。如果沒有或者不使用電子文件管理，那么如此龐大的數據只能通過紙質文件呈現，要使用很多紙質文件才能達到詳細記錄的目的。紙質文件會占用大量的空間，保存起來也非常麻煩，不但需要專門的倉庫、專門的設備，還需要專業人員進行護理，一旦紙質損壞、受潮，珍貴的數據就會遺失，很難恢復。在節省空間和存儲能力方面，電子文件管理擁有紙質文件管理無法比擬的優點。

　　1.1.2檢索便捷，重復利用

　　紙質文件不但占用的空間大，檢索起來也極不方便，必須要花費大量的人力、物力。使用電子文件檢索可能只需要幾分鐘，同樣的內容，要在紙質文件中檢索，大概需要查找幾個星期，甚至幾個月。大量花費時間精力不說，如果遇上特別緊急的情況，后果不堪設想。在檢索的快捷性上，電子文件管理也遠遠超越了紙質文件。在利用率上，電子文件也略勝一籌。紙質文件雖然也能相互傳閱、重復利用，但由于紙質文件中的數據載體是易損壞的紙張，數據的保存時間必然是有限的，而電子文件卻可以不限次地傳播。紙質文件由于受數量限制，無法實現同時多人共享（如果通過增加紙質文件數量達到了多人共享，勢必要占用更多的空間），但是紙質文件卻可以利用復制功能和互聯網同時多人共享。尤其對于設計院來說，已歸檔圖紙的重復調曬使用率非常高，多個項目同時使用一套圖紙的情況十分常見，如果使用紙質的硫酸圖紙進行復曬無疑會提高抽圖人員的重復工作率，并且不停復曬會導致原圖磨損。同時，電子文件可以直接打印藍圖或白圖，從而可以有效提高工作效率，再加上能夠保存原圖，可謂一舉多得。從目前信息化的程度來看，電子文件存檔也是大勢所趨，從橫向和縱向來看，電子文件的利用率更勝一籌。

　　1.1.3展示方式多，傳播效果好

　　在工程項目管理中，紙質文件的展示方式非常有限，除了突出顏色、文字、風格等視覺效果，幾乎別無他法。但是通過電子文件管理，則可以以動態的、更加多樣的方式展示數據和信息，如音頻、視頻、動畫等，與紙質文件較為古板、傳統的展示方式相比，顯然更容易引起人的注意，也會取得更好的傳播效果。

　　1.2電子文件管理的缺陷分析

　　工程項目是系統且復雜的，這決定了它的文件類型、文件數量、文件內容等也是繁雜的。電子文件管理雖然占用存儲空間小，但也具備一定的缺陷。一方面，電子文件的來源較為復雜。傳統的紙質文件可以落實到工程項目的某個部門，以部門為紙質文件的呈送單元。但電子文件卻更加細化，工程項目各個部門、各個人員都會產生大量的電子信息，這使得電子文件的來源特別繁雜。另一方面，電子文件的信息容易損毀，且容易被篡改。在電子文件的管理中，因管理人員的信息意識淡薄、網絡安全漏洞等問題，經常容易造成電子文件的損毀或失竊。

　　2工程項目管理中電子文件管理的策略

　　2.1電子文件的鑒定

　　在工程項目管理中電子文件的類型及內容是多樣化的，為從基礎上提升電子文件管理的水平，應該做好電子文件的鑒定。一方面，電子文件的管理人員需要對電子文件做好嚴格的審核與檢查，以確保文件管理前的完整性和精準性，避免后期電子文件管理中的諸多問題。同時，對于電子文件的審核與檢查，并不是隨便委托行政人員就可以，一定要具備工程技術資質的專業人員。通過他們的專業檢查，能夠及時發現電子文件中存在的問題，能夠在電子文件歸檔與存儲前，就解決其中存在的格式問題、內容完整與否等問題。另一方面，在電子文件的管理過程中，信息技術人員的作用也不容忽視。信息技術人員是電子文件的技術“把關人”，他們能夠精準判斷電子文件的格式是否與系統內要求的格式保持一致，這直接關系著后期電子文件的歸檔、分類及檢索。在實踐過程中，因電子文件格式錯誤，造成電子文件無法被讀取，無法被檢索，直接影響著電子文件的利用效益。因此，信息技術人員應該確保工程項目電子文件的可存取性、可處理性和可操作性。

　　2.2加強電子文件歸檔管理

　　（1）文件歸檔務必要準確合理。為了方便以后對文件進行檢索利用，文件歸檔務必要準確合理，否則會為后期檢索帶來不必要的麻煩。電子文件儲存應該按一定的分類進行，不能歸錯類，比如本應為燒結類項目被歸入環保類，那么在檢索燒結類項目時就會出現信息空白，而在檢索環保類時又會出現大量燒結類的信息，增加了檢索難度。無論是哪種情況，都會降低工作效率，令檢索者產生焦慮心態，喪失對電子文件管理的信任和好感。（2）建立局域網。為了保證信息安全和便于高效檢索，在進行信息歸檔時，工作人員務必要設置權限，公司也應在工程項目管理部門建立局域網，一方面便于電子文件在各個部門之間傳輸，另一方面可以禁止外網訪問，保證公司機密和數據安全。特別對于一些重要信息而言，例如涉及公司知識產權的核心技術、公司的專有技術等，如果無法有效防止外網訪問，信息可能被不法之徒盜竊，公司技術也會泄露，造成重大損失；更有甚者，電子信息可能會被不法之徒進行篡改而公司毫無知覺，使公司在不知情的情況下蒙受損失。

　　加強電子文件管理

　　如果說電子文件的鑒定和歸檔是電子文件有效、安全利用的基礎，那么電子文件的管理就是日常生活中隨時影響著電子文件的安全和使用的一舉一動。電子文件的日常管理是電子文件管理過程中所費功夫最多、花費時間最長的一環，從電子文件經過鑒定后歸檔開始，電子文件就開始處于日常管理中，即使在鑒定和歸檔中做得再好，如果忽略電子文件的日常管理，電子文件仍然得不到安全保障和高效率利用。加強電子文件管理要做好以下工作。首先，工程項目工作人員在訪問電子文件相關網頁時要使用局域網，避免使用外網以防止信息外泄和信息損失。日益發展的科技在造福人類的同時，也被不法之徒當作利刃從事不法行為，如果載有重要信息的電子設備同不安全的網絡相連，可能導致設備中毒、信息被盜。其次，重要信息務必多次備份，同時管理好信息的使用權限，避免無關人員瀏覽信息導致信息外泄。再次，在電子文件日常管理中，要做好電子文件的保密、防盜工作，如果必須外部傳閱，務必要注明版權。

　　結語

　　工程項目管理中電子文件管理是非常嚴謹的工作，在電子文件的管理實踐中，應該結合電子文件管理的要求及目標，理清電子文件管理的優勢及劣勢，同時采用科學的管理方式，有效提升電子文件的管理效益，全面優化電子文件的管理質量。

　　參考文獻

　　[1]潘磊，董萌然，工程項目管理中電子文件管理的探討[J]，消費導刊，2017（11）.

　　[2]索毓.工程項目管理中電子文件管理的探討［J］.智能城市,2018(4)

　　作者王麗慶

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