摘要：伴隨著“互聯網+“理念和高職院校智慧校園建設，高校數字化平臺日趨成熟，OA協同辦公系統的使用推動了高校信息化發展。在OA系統建設過程中，存在對電子文件監管、控制和歸檔管理不夠重視，OA系統與檔案管理系統對接不夠深入，單純重視電子文件流轉，忽視電子文件歸檔保存。因此，鑒于此現狀，筆者從意識、技術、投入和人才等四方面具體分析了阻礙高職院校電子文件歸檔的問題因素，以期促進電子文件得到有效的歸檔整理。

　　關鍵詞：OA辦公系統；電子文件；歸檔

　　隨著辦公自動化系統的普及應用和電子政務的推行、數據庫管理技術和信息傳輸技術的不斷升級發展，利用政務系統流轉和處理電子文件已呈現出不可逆的發展趨勢，傳統的檔案管理模式受到沖擊。為順應趨勢，2016年4月，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出“加快提升電子檔案管理水平……明確各類辦公系統、業務系統產生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構成要求；加強對業務系統電子文件歸檔管理。”因此，高職院校在電子文件處理和電子文件檔案管理過程中，應主動思考，加強對高校智慧校園建設頂層設計，從信息化建設整體層面，強化對電子文件流傳過程的真實性監控，實行電子文件歸檔和電子檔案管理。

　　1.認識局限

　　高職院校OA電子文件歸檔問題，特別是對高校檔案工作的重視程度，直接影響了OA系統歸檔功能的設計和檔案管理信息系統的配置。隨著辦公信息化發展，基本實現了辦公信息通過OA管理學平臺進行控制和傳遞的，OA系統對高職院校管理工作的參與程度逐步提高。改變了傳統的文件收集、整理和歸檔方式，有利于簡化辦事程序、降低行政成本、加強事中事后監管。但是，對電子文件的管理意識并沒有跟上步伐，還停留在對紙質文件的管理意識上。

　　一是只重視協同辦公系統電子文件的控制和傳遞功能，忽視電子文件歸檔和管理功能。OA系統流轉階段是電子文件現行階段價值體現的運行場所，OA系統后臺是辦畢電子文件半現行階段查考利用價值的暫存場所，而檔案管理系統是電子文件的最終歸宿。OA系統電子文件歸檔，就是將OA中已完成流轉和傳遞的電子文件，通過OA系統與檔案管理系統的有效連接功能，轉移到檔案信息系統。在當前OA系統所有功能中，電子文件的流轉和傳遞功能是OA協同辦公系統的首位核心功能。部分高職院校在OA系統的功能設計中，由于對電子文件歸檔保存功能未充分意識到重要性，導致大量電子文件處于堆積無序狀態，僅僅將其保存在后臺存儲設備中。電子文件雖然消失，但隨著使用時間的增加，必將將導致大量未經有效整理和歸類的電子文件堆積，會導致今后電子文件查找無從開展。伴隨著OA系統的不斷更換軟件，導致廢棄系統中的電子文件數據無法導出和使用，OA系統最終成為電子文件的墳墓。

　　二是只重視OA辦公系統，忽視檔案管理系統。從文件生命周期理論中的現行階段、半現行階段和非現行階段分析，重視OA系統就是重視文件的現行階段價值，忽視檔案管理系統建設，就是不重視電子文件的非現行階段的查考利用價值。各高職院校在智慧校園建設過程中，首先考慮OA系統的優化配置，對檔案管理系統進行邊緣化對待，除非檔案工作人員的堅決要求或者電子文件歸檔問題已到了非解決不可的階段，才會勉為其難的購置檔案管理系統。

　　三是只重視紙質檔案，忽視電子檔案。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出：“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點”，在此意見促進下，上海自貿試驗區開啟電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理新模式，并在自貿區范圍內全面推廣實施。部分高職院校在檔案工作中，思維還停留在紙質檔案在憑證查考價值的唯一性上，缺乏對電子文件的有效管理和有效信任。

　　四是只重視系統獨立建設，忽視系統間頂層設計。系統平臺開發工作中，習慣于將OA系統及檔案管理系統分別由不同的部門，采購不同的軟件公司進行配置，忽視系統間檔案功能的有效連接。這種情況的存在，嚴重影響了OA系統電子文件的有效歸置和管理，也拖累了高職院校檔案信息化建設的成效。

　　2.設計局限

　　部分高職院校在數字校園建設的過程中，缺乏有效統一的頂層設計，各個系統間獨立、隔絕，系統間信息交換和信息共享缺乏足夠的通道。在檔案信息化工作中，最重要的是來自OA系統電子文件的有效歸檔。

　　一是OA系統與檔案管理系統分屬不同的業務部門，工作業務存在局限。在信息系統建設工作中，考慮的重點有別。綜合辦公室在OA系統功能設計中，考慮的是文件流傳與傳遞功能，對電子文件的歸檔保存功能構思不足。檔案部門在檔案系統設計中，側重點在于檔案的管理與有效利用。在此種情況下，對OA系統文件的歸檔整理功能和檔案系統的收集整理功能不能有效兼容，缺乏部門間頂層設計。

　　二是OA系統與檔案管理系統通常由不同的軟件公司設計，相互兼容性差，影響數據轉換，即使重新配置接口，也會增加后期維護難度。在功能設計和代碼語言上，不同的公司在軟件設計上往往差別巨大，功能連接和后期維護難。“OA系統與檔案管理系統優化整合的重要方式是實現兩者的無縫對接……實現系統間彼此相互兼容”［1］。

　　三是OA系統設計過程中，沒有將檔案管理功能嵌入系統。未能適時動態地和高校檔案信息資源后臺進行對接，校園數字化平臺難以在短時間內實現系統設計的差異化，系統關注的重點在公文處理的流程上，忽略檔案管理。

　　3.投入局限

　　部分高職院校因資金限制OA未嵌入檔案功能，主要體現在：一是在選擇OA系統軟件供應商，會選擇資質差、功能差和后期維護服務較差的軟件公司，礙于資金預算，在滿足電子文件流轉管理功能的情況下，往往對OA電子文件歸檔功能要求較少。二是目前功能齊全的檔案管理信息系統價格不菲，絕大部分單位領導在預算吃緊的狀況下，拒絕購買高質量、優性能的檔案管理系統。

　　4.人才局限

　　人才因素是決定OA辦公系統電子文件是否得到有效管理的最重要因素。一是負責OA系統電子文件傳遞和管理的文書工作人員，是否具備檔案歸檔意識和檔案鑒定知識，是決定電子文件是否有效分類、鑒定和歸檔移交的重要因素。“‘互聯網+’時代下電子公文的處理對人員的知識技能和素質等都提出了更高的要求，而實際處理公文人員的年齡、學歷、知識水平參差不齊，某種程度上影響了電子文檔的處理”［2］。二是OA系統建設忽視檔案管理人員的參與。在工作中，常發現OA系統中不僅缺少檔案管理人員的身影，也缺乏充分征求和考慮檔案部門的公務需求。“文書處理人員和檔案管理人員必須用檔案信息化知識武裝自己，更新自己的知識結構，在掌握檔案專業知識的同時，還必須努力學習計算機網絡技術，這樣才能針對辦公自動化提出建設性的文書檔案管理建議”［3］。

　　隨著大數據時代的到來，“互聯網+”概念的提出，智慧校園建設在高職院校越來越受重視，校園信息化平臺功能逐漸健全，各類信息系統逐步豐富，在此種情況下，配置功能完善，兼容性強，接口豐富的檔案管理系統尤為必要，同時配備兼具OA系統操作能力和檔案管理知識的復合型人才，有效解決電子文件歸檔問題。

　　參考文獻

　　[1]蘇冠賢.辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究[J].檔案學研究,2017(5).

　　[2]沈麗玉.從檔案管理角度看OA系統文件管理功能建設,福建輕紡.2016(4).

　　作者趙波

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