【摘要】電子文件檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化管理的重要組成部分，在企業(yè)檔案管理中可以實現(xiàn)有效應用?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。電子文件檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應用具有諸多優(yōu)勢，目前正逐步被應用到企業(yè)的管理工作中，對于信息化管理水平的提升具有一定的促進作用?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文主要介紹了電子文件檔案管理系統(tǒng)應用趨勢發(fā)展情況，分析電子文件檔案管理系統(tǒng)設計思路，分析電子文件檔案管理系統(tǒng)設計和實現(xiàn)策略?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關鍵詞】電子文件；檔案管理；系統(tǒng)設計

　　電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是借助計算機系統(tǒng)，為電子文件的掃描、生成、存儲等工作提供路徑，其主要的工作任務是進行電子文件的收集、分類、歸檔以及存儲，這種檔案管理模式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大的區(qū)別，相對來說，這種管理模式更加高效、先進，這也是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要內(nèi)容。而要實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的相關功能，需要做好相應的系統(tǒng)設計，促進設計功能有效實現(xiàn)。

　　一、電子文件檔案管理系統(tǒng)應用趨勢

　　就電子文件檔案管理系統(tǒng)來說，這種管理系統(tǒng)能夠借助電子化的文件信息收集技術和設備，確保電子文件檔案收集效率提升，保證全面性和多樣性。其主要的系統(tǒng)應用趨勢大致如下：

　　（一）向規(guī)范化發(fā)展。電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要工作目標是保證電子文件檔案的完整性以及全面性，提升文件準確率和可靠性，而電子文件檔案管理系統(tǒng)收集的信息內(nèi)容越來越多樣化，因此，確保全面可靠是有難度的。所以，在電子文件檔案管理應用中，需要針對電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體操作和執(zhí)行進行規(guī)范化處理，形成相應的電子文件主要格式、大小等，保證檔案完整性和全面性，同時要保證電子文件檔案本身的管理價值和應用價值。

　　（二）向一體化發(fā)展。目前，相關技術快速發(fā)展，信息技術一體化的應用不斷增多，而電子文件檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)一體化也是必然的發(fā)展趨勢和要求。電子文件檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)一體化發(fā)展，能夠保證電子文件檔案管理可靠性不斷提升，保證電子文件檔案的真實性，借助相關的一體化技術設備，實現(xiàn)電子文件檔案安全、高效的管理目標。

　　二、電子文件檔案管理系統(tǒng)設計

　　（一）系統(tǒng)功能需求。通過對于電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務需求的分析，這些功能包含打印、報表制作、信息查詢等，對于系統(tǒng)的管理權限劃分可以分為普通以及系統(tǒng)界別。普通權限管理員能夠依照自身擁有的權限實施電子文件檔案的注冊審核、填寫檔案調(diào)用申請、進行檔案清理等，提供管理員審核處理。普通權限管理員還可以進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)瀏覽，但不能進行信息修改。這一權限管理者主要是針對單位人員的。企業(yè)檔案管理人員被設定成系統(tǒng)管理員級別，負責處理和反饋電子文件檔案信息。此外，工作人員還能夠實現(xiàn)信息整合，操作系統(tǒng)生成報表，管理員可以根據(jù)實際情況進行關鍵字段設定，對于關鍵詞句進行標識，管理員可以對于相應數(shù)據(jù)信息進行操作和修改。兩類型權限管理員都可以執(zhí)行輸出打印。完整的電子文件檔案信息管理是通過眾多功能模塊和他們的子功能模塊相結合的，借助相關模塊之間的協(xié)作，實現(xiàn)檔案管理的全部內(nèi)容。就功能性模塊設計的具體內(nèi)容來看，還可以進一步進行劃分。

　　（二）系統(tǒng)主要模塊設計。此電子文件檔案管理系統(tǒng)設計中，主要包括以下幾大模塊：1.登錄模塊；2.用戶注冊模塊；

　　3.用戶信息管理模塊；4.其他系統(tǒng)模塊。其中，登錄模塊主要是為已經(jīng)進行系統(tǒng)注冊的用戶進行登錄操作，用戶在注冊后可以使用用戶名以及密碼登錄到主頁界面中，滿足用戶瀏覽網(wǎng)頁和進行電子文件系統(tǒng)管理的需要。用戶注冊模塊主要是針對注冊過程設置的，用戶需要按照相應要求來進行用戶名、密碼、確認密碼等操作，按照系統(tǒng)提示將必填的項目填寫完整，包含用戶姓名、企業(yè)、性質(zhì)等，完成注冊后就可以進入管理員信息模塊。用戶信息管理模塊是針對已經(jīng)完成注冊的用戶企業(yè)來操作的。用戶在登錄相應模塊后可以輸入之前設置的用戶名和密碼進入用戶界面，用戶信息管理模塊管理的是用戶的企業(yè)信息，因此其他用戶是無權進行該用戶信息改動的，但是用戶自身可以修改個人信息。這一模塊還能夠滿足用戶信息的不同展示界面需要，能夠方便管理員進行電子文件檔案的查詢、檢索、修改、歸檔、分類、存儲、刪除、新增等操作功能需要。系統(tǒng)設置管理模塊也是針對已注冊企業(yè)用戶的功能模塊，已注冊的系統(tǒng)企業(yè)管理員可以按照相應的需要進行系統(tǒng)中檔案設置項目的更改。

　　三、電子文件檔案管理系統(tǒng)設計實現(xiàn)的前提

　　（一）建設電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。當前，計算機信息管理網(wǎng)的建立和發(fā)展為開展電子文件檔案管理提供了可能，重要文件通過電子掃描的形式存檔，能夠借助網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)高效共享，相關文件可以在業(yè)務部門中挑選，能夠對于相關職能活動提供一個概貌信息基礎，對此，實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)設計之前，需要首先做好電子文件檔案管理系統(tǒng)的專遞網(wǎng)線設計，確保相應的計算機信息管理網(wǎng)絡暢通，能夠建立起相關的設備之間的信息傳遞通道，例如，掃描設備和計算機的信息通道，為相關電子文件檔案管理提供專用網(wǎng)線通道。

　　（二）選擇電子文件信息的匯集點。現(xiàn)階段，基于辦公自動化的發(fā)展應用需要，人們對于信息工作的標準化、系統(tǒng)化要求不斷提升，計算機信息系統(tǒng)開發(fā)也逐漸從傳統(tǒng)的分散對立轉向現(xiàn)階段的集中統(tǒng)一，在電子文件檔案管理系統(tǒng)設計實現(xiàn)過程中，需要計算機以及信息管理部門提前做好規(guī)劃，統(tǒng)籌本單位信息管理工作，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，為電子文件尋找信息的匯集點，創(chuàng)造相應技術設備和人才條件，確保電子文件檔案管理目標的實現(xiàn)?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　四、結語

　　電子文件檔案管理系統(tǒng)設計對于提升企業(yè)檔案管理工作效率，促進企業(yè)管理信息化發(fā)展等具有重要意義，針對目前企業(yè)檔案管理工作設計和需要，設計相應的電子文件檔案管理系統(tǒng)，需要把握系統(tǒng)設計中的相關要點，做好電子文件檔案管理系統(tǒng)設計基礎工作，確保電子文件檔案管理設計目標的實現(xiàn)。

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　　謝亞非

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