【摘要】隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛普及，現(xiàn)代社會對文書檔案收集與管理的要求也隨之變嚴，有效推進辦公室文書檔案管理工作的改革和發(fā)展成為當下文書檔案工作面臨的重要問題?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文將重點分析辦公室文書檔案管理工作的特點，以及文書檔案管理工作對辦公的意義，分析目前文書檔案收集整理的問題，提出優(yōu)化辦公室文書檔案收集與管理的策略?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；策略

　　辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關(guān)資料，對行政單位的整體信息進行收集和管理，實現(xiàn)對各項管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調(diào)，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動行政部門的長期穩(wěn)定發(fā)展?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　一、辦公室檔案工作的特點

　　（一）整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對單位的各項行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實準確。對文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對各項文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。

　　（二）保密性。由于文書檔案匯集了企業(yè)或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊，涉及企業(yè)發(fā)展的機密等內(nèi)容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫(yī)院的相關(guān)檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

　　二、辦公室文書檔案管理工作的意義

　　（一）有助于各部門工作的順利開展。辦公室文書檔案承擔著對公司各項文件、人事管理資料的匯總和歸類的重要職能。如果單位需要人事調(diào)動或計劃安排，檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調(diào)意見。有利于單位各部門的通力合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，保證工作的有序進行，對提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

　　（二）記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。文書檔案對辦公室的各項發(fā)展資料進行分類匯總，對企業(yè)的發(fā)展歷程起到了總結(jié)的作用。企業(yè)管理者通過回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項指標發(fā)展的過程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢，對制定企業(yè)的長遠規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時企業(yè)工作者在遇到問題時，倘若在之前的管理過程中遇到過類似的問題，工作者可以查閱相關(guān)檔案，提出更有針對性的管理意見。

　　三、當前辦公室文書檔案收集與管理的問題

　　（一）對文書檔案管理工作的重視程度不夠。部分企業(yè)的管理者對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值和作用。不少企業(yè)對辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠遠落后于企業(yè)發(fā)展的需要，導(dǎo)致很多信息沒有被合理運用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競爭也是合理利用信息的競爭。公司管理層沒有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價值發(fā)揮出來。很多企業(yè)文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對一般的文件缺乏系統(tǒng)管理的意識，這導(dǎo)致文檔管理的效率很低，質(zhì)量不高。很多文件資料時間上不連貫，文件缺頁，給資料的查閱和管理帶來很大的麻煩。

　　（二）對文書檔案管理缺乏整體性的規(guī)劃。電子存檔系統(tǒng)是文書檔案管理的重要手段，該系統(tǒng)能夠促進檔案管理規(guī)范準確，但是缺少對檔案的歸納和整合，導(dǎo)致信息繁雜而混亂。缺乏合理整合的信息就像各種米混在同一個米缸中，很全面但是信息難以被準確找到并合理運用。這對管理工作形成了阻礙，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中發(fā)生錯誤或遺漏的現(xiàn)象。

　　四、辦公室文書檔案收集與管理策略

　　（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識。企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者要加強對文書檔案歸納整理工作的重視程度，在企業(yè)內(nèi)部加強宣傳，提升員工的工作意識。通過積極的宣傳，使得企業(yè)員工對檔案管理的意義有更加深刻的認識，了解檔案管理的工作性質(zhì)，檔案管理人員的工作更加科學，非檔案管理人員使用文書資料時更加規(guī)范，盡量不給相關(guān)工作者添麻煩。適當?shù)男麄髯屍髽I(yè)的其他員工了解檔案管理工作的重要性，進一步提升檔案管理人員的工作積極性。

　　（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案管理工作需要對相關(guān)文件及時記錄、整理，將文書資料納入需要歸檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對文書資料進行核對，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結(jié)束工作結(jié)合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。在檔案管理人員中建立樹形結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系，有層級的科學管理，對每一項檔案管理工作分配到人，精準分工。同時加強檔案管理工作者之間的溝通，當遇到問題時可以及時聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當需要協(xié)調(diào)合作時，可以準確找到相關(guān)工作負責人，事半功倍。

　　五、結(jié)語

　　由于受到傳統(tǒng)辦公文書檔案管理工作的限制，當前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的地方。例如，企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務(wù)水平有待提升，文書檔案的資料不夠全面等等，對有效開展辦公室文書管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時反思工作中出現(xiàn)的問題，在思想上、行動上、制度上都要加強和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的價值。

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　　沙吾列·霍善

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