【摘要】隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛普及，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案收集與管理的要求也隨之變嚴(yán)，有效推進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的改革和發(fā)展成為當(dāng)下文書檔案工作面臨的重要問題?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文將重點(diǎn)分析辦公室文書檔案管理工作的特點(diǎn)，以及文書檔案管理工作對(duì)辦公的意義，分析目前文書檔案收集整理的問題，提出優(yōu)化辦公室文書檔案收集與管理的策略?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；策略

　　辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關(guān)資料，對(duì)行政單位的整體信息進(jìn)行收集和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調(diào)，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動(dòng)行政部門的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　一、辦公室檔案工作的特點(diǎn)

　　（一）整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對(duì)單位的各項(xiàng)行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細(xì)又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對(duì)各項(xiàng)文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。

　　（二）保密性。由于文書檔案匯集了企業(yè)或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊(cè)，涉及企業(yè)發(fā)展的機(jī)密等內(nèi)容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫(yī)院的相關(guān)檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

　　二、辦公室文書檔案管理工作的意義

　　（一）有助于各部門工作的順利開展。辦公室文書檔案承擔(dān)著對(duì)公司各項(xiàng)文件、人事管理資料的匯總和歸類的重要職能。如果單位需要人事調(diào)動(dòng)或計(jì)劃安排，檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調(diào)意見。有利于單位各部門的通力合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，保證工作的有序進(jìn)行，對(duì)提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

　　（二）記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。文書檔案對(duì)辦公室的各項(xiàng)發(fā)展資料進(jìn)行分類匯總，對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程起到了總結(jié)的作用。企業(yè)管理者通過回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項(xiàng)指標(biāo)發(fā)展的過程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)制定企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時(shí)企業(yè)工作者在遇到問題時(shí)，倘若在之前的管理過程中遇到過類似的問題，工作者可以查閱相關(guān)檔案，提出更有針對(duì)性的管理意見。

　　三、當(dāng)前辦公室文書檔案收集與管理的問題

　　（一）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠。部分企業(yè)的管理者對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。不少企業(yè)對(duì)辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展的需要，導(dǎo)致很多信息沒有被合理運(yùn)用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也是合理利用信息的競(jìng)爭(zhēng)。公司管理層沒有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價(jià)值發(fā)揮出來。很多企業(yè)文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對(duì)一般的文件缺乏系統(tǒng)管理的意識(shí)，這導(dǎo)致文檔管理的效率很低，質(zhì)量不高。很多文件資料時(shí)間上不連貫，文件缺頁，給資料的查閱和管理帶來很大的麻煩。

　　（二）對(duì)文書檔案管理缺乏整體性的規(guī)劃。電子存檔系統(tǒng)是文書檔案管理的重要手段，該系統(tǒng)能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范準(zhǔn)確，但是缺少對(duì)檔案的歸納和整合，導(dǎo)致信息繁雜而混亂。缺乏合理整合的信息就像各種米混在同一個(gè)米缸中，很全面但是信息難以被準(zhǔn)確找到并合理運(yùn)用。這對(duì)管理工作形成了阻礙，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中發(fā)生錯(cuò)誤或遺漏的現(xiàn)象。

　　四、辦公室文書檔案收集與管理策略

　　（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識(shí)。企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)文書檔案歸納整理工作的重視程度，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提升員工的工作意識(shí)。通過積極的宣傳，使得企業(yè)員工對(duì)檔案管理的意義有更加深刻的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理的工作性質(zhì)，檔案管理人員的工作更加科學(xué)，非檔案管理人員使用文書資料時(shí)更加規(guī)范，盡量不給相關(guān)工作者添麻煩。適當(dāng)?shù)男麄髯屍髽I(yè)的其他員工了解檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作積極性。

　　（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案管理工作需要對(duì)相關(guān)文件及時(shí)記錄、整理，將文書資料納入需要?dú)w檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對(duì)文書資料進(jìn)行核對(duì)，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結(jié)束工作結(jié)合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。在檔案管理人員中建立樹形結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系，有層級(jí)的科學(xué)管理，對(duì)每一項(xiàng)檔案管理工作分配到人，精準(zhǔn)分工。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作者之間的溝通，當(dāng)遇到問題時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當(dāng)需要協(xié)調(diào)合作時(shí)，可以準(zhǔn)確找到相關(guān)工作負(fù)責(zé)人，事半功倍。

　　五、結(jié)語

　　由于受到傳統(tǒng)辦公文書檔案管理工作的限制，當(dāng)前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的地方。例如，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務(wù)水平有待提升，文書檔案的資料不夠全面等等，對(duì)有效開展辦公室文書管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)反思工作中出現(xiàn)的問題，在思想上、行動(dòng)上、制度上都要加強(qiáng)和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

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　　沙吾列·霍善

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