摘要：伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類新型技術(shù)正在逐漸進(jìn)入人們的日常工作中，各項(xiàng)工作也需在信息化背景下得以開(kāi)展。文書檔案管理工作是一項(xiàng)帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作需要依靠工作人員進(jìn)行整理、查找、歸檔等，效率較低的同時(shí)也容易出現(xiàn)差錯(cuò)。本文主要分析了信息化背景下文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)以及實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、節(jié)約管理成本和提高文書檔案管理效率的關(guān)鍵。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化管理；建議

　　1.大數(shù)據(jù)對(duì)單位文書檔案產(chǎn)生的影響

　　基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，單位文書檔案最先受到的挑戰(zhàn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的滯后，信息載體發(fā)生變化。隨著紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)化管理乎段的作用。在檔案應(yīng)用過(guò)程中，也不再依賴乎工模式，而以信息技術(shù)為乎段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的準(zhǔn)確定位，強(qiáng)化信息共享，檔案管理開(kāi)發(fā)與利用效率都顯著提升。

　　2.現(xiàn)今文書檔案管理工作的問(wèn)題

　　首先，對(duì)文書檔案的管理工作重視不足。由于檔案管理工作不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此在很多企事業(yè)單位內(nèi)部自上而下就沒(méi)有形成對(duì)檔案管理工作的重視，檔案管理工作缺少必要的配合，管理也就很難做到系統(tǒng)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)化。其次，檔案管理制度不健全。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，但很多企業(yè)在檔案管理的工作中缺乏健全而科學(xué)的制度支撐，檔案管理水平難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。再其次，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺。企業(yè)往往對(duì)檔案管理人員缺乏必要的培訓(xùn)，檔案管理人員在管理知識(shí)、管理思維和業(yè)務(wù)素養(yǎng)上都無(wú)法應(yīng)對(duì)日益繁復(fù)的檔案管理工作，更無(wú)法對(duì)龐大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效地綜合、歸類和必要的解析，傳統(tǒng)的管理方式和管理工具也使得檔案管理效能不高。最后，檔案管理的信息化程度不高，且缺乏合理的規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。雖然目前文書檔案管理工作所涉及的電子檔案事項(xiàng)逐步增多，但管理理念和方式仍然沿用傳統(tǒng)的文本管理模式，再加上在檔案信息化建設(shè)方而的投入不多，無(wú)論是在人才、技術(shù)還是在管理模式上都無(wú)法達(dá)到對(duì)數(shù)據(jù)的集中化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化管理。

　　3.信息化背景下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)

　　3.1有助于促進(jìn)資源共享

　　信息技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)在于可以有效改變傳統(tǒng)信息技術(shù)的傳播機(jī)制。在我國(guó)當(dāng)前的文書檔案管理工作中，通過(guò)數(shù)字化的形式使得各項(xiàng)文書檔案可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行流傳，不需要再對(duì)所有檔案都進(jìn)行查閱，這就使得資源可以有效共享。

　　3.2有助于加強(qiáng)文書檔案管理的完整性

　　通過(guò)信息化技術(shù)，我們可以搭建全國(guó)統(tǒng)一的文書檔案管理平臺(tái)，所有管理人員都可以在該平臺(tái)上進(jìn)行工作，同時(shí)所有工作流程都可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，這就使得各個(gè)環(huán)節(jié)都處于嚴(yán)格控制狀態(tài)，服務(wù)器會(huì)對(duì)所有工作環(huán)節(jié)都進(jìn)行記錄，對(duì)所有修改記錄也會(huì)予以有效保存，這樣可以使得各種原始數(shù)據(jù)完整保存下來(lái)。因此，信息化背景下的文書檔案管理工作可以將各個(gè)信息完整保存并且快速查詢，這樣可以提高文書檔案管理工作的完整性。

　　3.3可以提高整個(gè)文書檔案管理工作效率

　　在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，人工管理方式常常工作量巨大，工作效率還非常低下。因此這樣的管理模式與當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求并不一致，加強(qiáng)文書檔案與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的結(jié)合已經(jīng)成為時(shí)代所需。在進(jìn)行管理時(shí)，通過(guò)信息化文書檔案管理可以更好地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化操作。通過(guò)電子化操作可以使得所有數(shù)據(jù)都儲(chǔ)存到電腦之中。在進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)閱或者數(shù)據(jù)查詢時(shí)可以更加高效，只需要輸入關(guān)鍵字就可以將所有信息全部調(diào)閱出來(lái)，提高了文書檔案管理的有效性。

　　4.推進(jìn)文書檔案信息化管理工作的相關(guān)建議

　　4.1提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　信息化在當(dāng)今呈迅猛發(fā)展趨勢(shì)，因此，對(duì)文書檔案的信息化管理也要愈加重視，而其中關(guān)鍵因素便是文檔工作人員。作為文書檔案的管理人員，首先要努力提高自身的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和信息化操作能力。所以，有關(guān)單位要組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，有效促進(jìn)管理人員的全面素質(zhì)發(fā)展。另外，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于在工作中有突出表現(xiàn)的或者是通過(guò)工作實(shí)踐創(chuàng)新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　4.2轉(zhuǎn)變觀念，完善制度

　　信息化的發(fā)展推動(dòng)文書檔案管理工作的變化，同時(shí)相應(yīng)的管理制度也要適時(shí)做出調(diào)整和完善，促進(jìn)文書檔案管理工作的良好有序推進(jìn)。首先要對(duì)文檔信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范和制度建設(shè)，使得檔案工作人員都有章可循，按照規(guī)定的檔案管理流程，促進(jìn)歸檔工作的高效高質(zhì)完成。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，必須加強(qiáng)信息的保密工作，尤其是檔案的相關(guān)工作人員，必須要增強(qiáng)安全防范意識(shí)，將安全措施落實(shí)到細(xì)節(jié)上，保證電子檔案的信息安全。

　　4.3建立并完善信息化管理平臺(tái)

　　通過(guò)建立信息化管理平臺(tái)并完善管理辦法來(lái)促進(jìn)信息收集、檔案查閱和文案歸檔等工作，同時(shí)要不斷提升平臺(tái)管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，文檔的相關(guān)工作人員是推進(jìn)文檔信息化管理的中堅(jiān)力量，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理，來(lái)落實(shí)信息化平臺(tái)建設(shè)。

　　5.結(jié)語(yǔ)

　　伴隨社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當(dāng)下實(shí)際需求，這會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)模式的文書檔案管理工作會(huì)存在諸多局限性，相關(guān)人員需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與文書檔案管理的緊密結(jié)合。

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　　作者李永艷

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