【摘要】辦公室文書可為醫院的建設與發展提供強有力的信息基礎，管理水平的高低直接體現了醫院辦公室工作人員的管理能力和服務水平?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文結合醫院辦公室文書檔案的主要來源、管理現狀和存在問題等進行探討，為醫院加強文書檔案管理提供參考?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關鍵詞】醫院；文書；檔案；管理

　　醫院辦公室文書是指醫院辦公室收集、整理、保存的發展運行中形成的文字、書籍、手稿、檔案簿等形態存在的醫院業務、活動、實踐行為的真實記錄?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。辦公室文書檔案可為醫院的建設與發展提供強有力的信息基礎。管理水平的高低直接體現了醫院辦公室工作人員的管理能力和服務水平。醫院辦公室文書檔案在等級醫院創建、醫院高質量發展等方面起著至關重要的作用。

　　一、背景

　　隨著信息技術水平的不斷提高和醫院規模的不斷擴大，傳統的紙質化文書檔案管理已經很難滿足當前醫院發展的需求，建立電子化的文書檔案管理平臺是必然趨勢。2010年醫院首次探索無紙化辦公模式，引入電子政務辦公平臺，先后開發了收文流程、發文流程等，進行了辦公室文書的規范化管理；2011年醫院成立了綜合檔案室，制定了《昆山市第一人民醫院檔案管理辦法》，對文書的收集、整理、立卷、歸檔等進行了明確的規定和要求；2013年根據醫院發展需要，醫院進行了內部系統更新，引入了更切合醫院辦公的行政事務辦理自動化系統，嚴格規范了文書處理程序，注重文書材料的形成和辦理過程，確保文書歸檔齊全完整。所有收發文通過行政事務辦理平臺進行審批、分發、辦理、歸檔。

　　二、醫院辦公室文件的主要來源

　　醫院辦公室作為上傳下達的核心科室，是文書集中的地方。辦公室的文書種類繁多，主要以收文、發文、會議材料、合作協議、計劃總結、責任書和其他文書資料組成。

　　（一）收文。主要是指上級來文，上級來文根據下發形式的不同，接收的平臺也不一樣，有電子文件、紙質文件。其中電子文件來源于醫院與上級主管部門之間建立的電子政務辦公平臺，收文員每日登錄賬號下載待辦文件，由于目前醫院內部的文件流轉平臺與上級主管部門不兼容，所以收文員需將收文轉入醫院內部的行政事務辦理平臺送呈領導批示，然后辦理、歸檔、立卷。紙質文件來源于信件、傳真等。收文包括會議通知、工作方案、人事任免、工作批復等指令性文件，需要醫院各科室和部門推進和落實。

　　（二）發文。主要是醫院內部根據工作要求下發到各個執行部門的工作方案、通知、決定等文件，目前醫院的發文文號分昆人醫、昆人醫黨、昆人醫團、昆人醫工會、昆人醫黨政辦通知等。運用最多的文種是上行文和平行文。

　　三、醫院辦公室文書檔案管理的現狀

　　（一）兼職人員管理。醫院辦公室的文書檔案目前由辦公室的兼職檔案員負責，兼職檔案員一般只接受過檔案管理的基礎知識培訓，對真正的檔案管理一知半解，缺乏實踐經驗。隨著檔案的發展與進步，兼職檔案員所掌握的知識也與現實脫節，對于一些新的文書檔案管理的規范不了解、不掌握。加上辦公室日常的會務和事務工作，往往占據了兼職檔案員的所有時間，對于文書檔案的日常管理容易忽視，年底檔案移交也是突擊完成，不能系統地進行檔案整理，影響了檔案的整理質量。

　　（二）文書檔案收集不完整。醫院擁有本部、友誼、廣仁三個院區，每個院區都有獨立的辦公室，但在文書檔案管理上，本部院區的文書檔案相對集中，友誼院區和廣仁院區的文書檔案相對零散，年底歸檔時三個院區的檔案也沒有進行分類、整合，存在部分檔案缺失。每年年底兼職檔案員會將所有的文件進行分類歸檔，但在收文檔案歸檔中存在一個突出的問題——所有移交的收文只有文件和領導、責任部門負責人簽批意見，沒有后續執行文件的記錄和痕跡。如江蘇省先進工作者申報文件，辦公室移交的只有文件，沒有與申報相關的申報表、個人事跡、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文書檔案歸檔的要求和規范。辦公室文書檔案查閱的頻率較高，尤其是紙質的合作協議、目標責任書、會議記錄等，為了方便，在歸檔移交時可能因為檔案員的主觀原因而延誤檔案上交時間，導致檔案不完整。

　　四、醫院辦公室文書檔案管理的體會

　　（一）建立和完善文書檔案管理制度?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。制度化的管理是新時期醫院文書檔案工作必要的手段，也是最有效的舉措之一。只有制定了文書檔案管理制度，才能規范文書檔案簽發、送呈、審批、辦理、歸檔、立卷、檢索的流程，才能對醫院的文書進行統一、規范、有效地管理。醫院要不斷建立和完善《檔案實體分類實施細則》《檔案保管制度》《檔案調閱制度》《檔案安全和消防制度》《檔案庫房管理制度》等制度規范，約束和加強文書檔案管理。

　　（二）不斷提高文書管理的意識。目前醫院“重臨床，輕管理”的意識還一定程度存在，對于文書檔案的管理的重要性和必要性認識不清，很多重要文書檔案缺失和遺漏。做好文書檔案管理必須要加強重視程度，確保檔案人力資源、場地、設備等配備齊全。要給予充足的時間進行檔案整理，確保檔案質量。科室要有相對固定人員具體負責檔案工作，將檔案工作與日常工作相結合，與醫院重點工作相結合，與醫院的等級創建相結合，與醫院高質量發展相結合，提高認識，加強管理，并將文書檔案管理的及時性、完整性和規范性納入院科兩級目標責任制考核，落實管理責任。

　　【參考文獻】

　　[1]紀明霞.芻議醫院文書檔案管理的問題及對策[J].辦公室業務,2014(09).

　　[2]蔡燕平.醫院文書檔案管理的現狀問題與對策[J].基層醫學論壇,2007,11(11).

　　王丹